Teknik Administrasi untuk Sekretaris di Industri Teknologi

Deskripsi Pelatihan

Pelatihan ini menggunakan moda webinar yang cocok untuk seorang sekretaris dengan memberikan

pengetahuan seputar tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris, mengelola kegiatan pimpinan,

mengatur rapat online dan offline, mengatur surat masuk dan keluar, penggunaan aplikasi meeting online

serta penggunaan media sosial sebagai alat komunikasi. Pelatihan ini bertujuan untuk memberikan bekal

terkait tugas dan tanggung jawab seorang Sekretaris. Selanjutnya peserta akan diberikan bekal tambahan

seperti menangani penerimaan/pengiriman surat, produksi dokumen, alat komunikasi digital, penggunaan

perangkat lunak (google aplikasi dan microsoft), mengelola jadwal dan rapat pimpinan serta menulis

dalam bahasa inggris. Adapun urutan pembelajaran yang akan diberikan saat pelatihan yaitu :

Sesi 1: Pemahaman tentang Sekretaris dalam mengelola kegiatan pimpinan serta peran teknologi

Sesi 2: Pemanfaatan dan peran teknologi dengan video conference

Sesi 3: Teknik Notulensi Rapat & Mempersiapkan Dokumen serta Peran Teknologi Video Conference

Sesi 4: Peran & Manfaat Media komunikasi, serta Korespondensi & Monitoring Seorang Sekretaris

Sesi 5: Manajemen Pengelolaan & Pengarsipan Dokumen

Tujuan Umum Pelatihan

Peserta pelatihan dapat memahami dan mengimplementasikan teknologi informasi dan komunikasi yang digunakan di tempat kerja baik untuk  mengorganisasikan rapat dan dokumen, mengimplementasikan penggunaan aplikasi rapat online,  mengimplementasikan media digital, media komunikasi, dan aplikasi perkantoran sehingga menjadi sekretaris yang memahami teknologi dan profesional di era digital dengan menunjukkan minimal 80 persen penguasaan materi pada saat praktik mandiri .

Tujuan Khusus Pelatihan

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan memiliki kemampuan sebagai berikut:

1. Memahami ruang lingkup profesi sekretaris meliputi: definisi sekretaris, definisi sekretaris online, perbedaan sekretaris online dan offline, ruang lingkup kerja sekretaris, soft skill yang harus dimiliki sekretaris, hard skill yang harus dimiliki sekretaris, sikap terhadap pimpinan, mengaplikasikan keterampilan dasar dan mengaplikasikan pelayanan prima 

2. Mempraktekkan cara untuk mengelola kegiatan pimpinan meliputi: mempersiapkan rapat/meeting, mengatur jadwal meeting internal, mengatur jadwal meeting eksternal, mempersiapkan materi meeting, menangani konflik ketika meeting, etika pelaksanaan meeting, pembatalan meeting, menangani perjalanan dinas pimpinan dan membuat presentasi

3. Memahami Peran teknologi dalam membantu skill Sekretaris meliputi: pentingnya teknologi informasi bagi sekretaris, peranan teknologi informasi dalam pekerjaan sekretaris, komunikasi mengoperasikan komputer 

4. Mengimplementasikan Pemanfaatan teknologi zoom dalam penyelenggaraan rapat online meliputi: definisi zoom, registrasi akun zoom, cara join zoom, membeli lisensi zoom, cara ganti akun zoom, memahami menu menu di aplikasi zoom, membuat jadwal meeting, mengundang peserta meeting, mengelola peserta zoom dan melakukan share screen saat zoom.

5. Mengimplementasikan Pemanfaatan teknologi google meet dalam penyelenggaraan rapat online meliputi: definisi google meet, login google meet, cara mengganti nama di google meet, memahami menu menu di aplikasi google meet, membuat jadwal meeting, mengundang peserta, memberikan izin peserta masuk di google meet dan melakukan share screen dan mengelola peserta.

6. Mengimplementasikan Peran teknologi microsoft team dalam penyelenggaraan rapat online meliputi: definisi microsoft teams, kelebihan microsoft teams, fitur microsoft teams, registrasi dan login microsoft team, buat grup microsoft teams, mengundang peserta, memahami menu di aplikasi microsoft team, membuat jadwal meeting, memberikan izin peserta masuk di microsoft teams, melakukan share screen dan mengelola peserta dan memberi dan mengambil kontrol atas konten yang dibagikan.

7. Memahami Komparasi teknologi Rapat Online meliputi: perbandingan dari segi fitur dan perbandingan dari segi harga.

8. Mempraktekkan cara membuat notulensi  Rapat  meliputi: definisi notulen, pembuatan format notulensi (hal - hal yang harus dituliskan di notulensi, menentukan deadline, dokumentasi notulen), membagikan hasil notulensi (email, chatroom & penyimpanan cloud) dan etika membuat notulensi meeting

9. Mempersiapkan Administrasi dan Dokumen, meliputi: mengidentifikasi dokumen yang diperlukan, mempersiapkan dokumen dan menindaklanjuti dokumen 

10. Memahami Peran Teknologi Microsoft dalam membantu  pekerjaan sekretaris meliputi: pengantar microsoft office, pengantar microsoft word, manfaat microsoft word, kelebihan microsoft word, fitur microsoft word, pengantar microsoft excel, manfaat microsoft excel, kelebihan microsoft excel, fitur microsoft excel, pengantar microsoft powerpoint, manfaat microsoft powerpoint, kelebihan microsoft powerpoint dan fitur microsoft powerpoint.

11. Mempraktekkan Pemanfaatan teknologi berbasis cloud Google aplikasi meliputi: pengantar google sheets, manfaat google sheets, kelebihan google sheets, bentuk layanan google sheets, fitur google sheets, pengantar google slide, manfaat google slide, kelebihan google slide, bentuk layanan google slide dan fitur google slide.

12. Memahami Peran Media Komunikasi di era Digital meliputi: jenis media komunikasi dan etika media komunikasi 

13. Mempraktekkan Pemanfaatan Media Komunikasi melalui tool Telegram meliputi: pengenalan telegram, fitur telegram, membuat akun telegram, pembuatan grup di telegram dan pengaturan grup di telegram.

14. Mempraktekkan Pemanfaatan Media Komunikasi melalui tool Whatsapp meliputi: pengantar whatsapp, fitur whatsapp, pengaturan akun whatsapp, pembuatan grup di whatsapp dan pengaturan grup di whatsapp.

15. Membuat ulang Surat menyurat dan Dokumen elektronik meliputi: pengertian surat korespondensi, surat korespondensi yang ditujukan untuk swasta, surat korespondensi yang ditujukan untuk lembaga pemerintahan, surat korespondensi yang ditujukan untuk organisasi, menangani penerimaan dan pengiriman dokumen/surat, membuat surat/dokumen elektronik (praktik) dan berkomunikasi dalam bahasa inggris 

16. Mempraktekkan cara Monitoring pekerjaan dengan sistem Checklist meliputi: pengertian checklist, pembuatan format checklist, menentukan prioritas checklist, menindak lanjuti checklist yang terhambat dan laporan hasil checklist.

17. Memahami Pengarsipan data dan Manajemen Pengelolaan Dokumen meliputi: mengelola dokumen dan arsip sesuai sistem, menjaga sistem kearsipan, klasifikasi dokumen, mengatur pengumpulan dokumen, mengatur penamaan dan penggolongan dokumen, mengatur penyimpanan dokumen, pemanfaatan penyimpanan file berbasis cloud.

18. Mempraktekkan Sistem Laporan Kinerja, meliputi: pengertian laporan kinerja, membuat format laporan kinerja tiap divisi, membuat format laporan kinerja tahunan tiap perusahaan dan contoh pengisian laporan kinerja 

19. Mempraktekkan cara untuk membuat Perencanaan Kerja, meliputi: pengertian rencana kerja, membuat format rencana kerja tiap divisi, membuat format rencana kerja tahunan perusahaan dan contoh pengisian rencana kerja 

20. Memahami Sistem Monitoring dan Evaluasi Pekerjaan dalam membantu pimpinan, meliputi: pengertian monitoring dan evaluasi, maksud, tujuan & manfaat monitoring dan evaluasi, memonitor kinerja staff, mengelola tim dan staf, mengelola proses administrasi evaluasi penilaian kinerja

Aspek Kompetensi: Pengetahuan (Knowledge)

1. Mengorganisasi dan menganalisis data dan informasi dengan cepat dan akurat, sehingga dapat memberikan laporan yang relevan dan bermanfaat untuk perusahaan. 

2. Memiliki pengetahuan dalam mengidentifikasi jenis surat/dokumen yang diterima/dikirim dan menangani surat/dokumen harus dapat mengenali jenis surat/dokumen yang diterima/dikirim dan mengelompokkannya dengan benar. Misalnya, surat/dokumen yang bersifat penting dan harus segera diproses atau surat/dokumen yang hanya perlu disimpan untuk kepentingan arsip.

3. Memiliki kemampuan berpikir analitis dan kritis untuk menyelesikan masalah dan memecahkan tantangan yang muncul dalam menggunakan peralatan komunikasi. Hal ini meliputi kemampuan untuk mengidentifikasi masalah dan mencari solusi yang efektif.

4. Mampu mengorganisir jadwal dengan baik, yaitu membuat jadwal yang rapi dan mudah dipahami oleh pimpinan dan stakeholder lainnya. Hal ini meliputi kemampuan untuk mengelompokkan kegiatan yang serupa dan mengatur jadwal sesuai dengan prioritas kepentingan dan waktu yang tersedia.

5. Mampu mengimplementasikan  dalam menyampaikan ide dan informasi dengan jelas, baik secara lisan maupun tertulis, sehingga dapat membuat surat/dokumen elektronik yang mudah dipahami oleh audiens.

6. Memahami dan mengimplementasi tugas-tugas utama sebagai Sekretaris baik tugas administrasi, perencanaan kerja, pengelolaan rapat sampai pada sistem pelaporan

Aspek Kompetensi: Keterampilan (Skill)

1. Merespon dan menguasai keterampilan teknis seperti penggunaan perangkat lunak administrasi dan membuat pengolahan kata &  data, pengolahan grafik dan multimedia, dan lain sebagainya. 

2. Memiliki kemampuan menyusun dalam mengarsipkan surat/dokumen dengan baik dan teratur. Hal ini meliputi kemampuan untuk menyimpan surat/dokumen dengan benar dan mudah diakses jika diperlukan di masa depan dengan dibantu teknologi seperti google clould aplikasi

3. Mampu membuat administrasi dengan menggunakan peralatan komunikasi dan menggunakan perangkat keras seperti laptop, smartphone, printer, dan scanner. Hal ini meliputi kemampuan untuk mengoperasikan perangkat tersebut dengan benar dan memastikan bahwa perangkat tersebut selalu dalam kondisi yang baik

4. Kemampuan untuk melakukan menggunakan teknologi dalam mengelola jadwal kegiatan pimpinan. Hal ini meliputi kemampuan menyusun keigatan dengan menggunakan software kalender digital, aplikasi scheduling, dan komunikasi melalui email dan platform lainnya seperti zoom,  google meet atau microsoft team dalam mempermudah koordinasi dan komunikasi jarak jauh di perusahaan. 

5. Mampu merancang tampilan dokumen yang menarik dan mudah dibaca. Hal ini meliputi kemampuan dalam mengatur layout, font, ukuran, dan jenis huruf yang digunakan dalam dokumen elektronik dengen memanfaatkan aplikasi digital seperti Microsoft office atau google apps

6. Membuat sebuah grup koordinasi team baik melalui telegram atau Whatapps dalam menyampaikan berita dan kegiatan keseharian.

Aspek Kompetensi: Sikap (Attitude)

1. Memiliki motivasi yang tinggi untuk belajar dan menunjukan  keterampilan mereka. Motivasi ini akan membantu mereka untuk terus meningkatkan diri dan menyelesaikan tugas-tugas yang dihadapi dengan lebih baik.

2. Mampu memeriksa terkait dengan menangani surat/dokumen harus memiliki kepedulian terhadap keamanan surat/dokumen yang diterima/dikirim. Hal ini meliputi pemahaman tentang jenis informasi yang terkandung dalam surat/dokumen dan tindakan yang harus diambil untuk memastikan informasi tersebut aman.

3. Memiliki kemampuan dalam menampilkan kreativitas yang tinggi dalam menggunakan teknologi dan aplikasi baru untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja. Hal ini meliputi kemampuan untuk mencari solusi baru dan berinovasi dalam memanfaatkan peralatan komunikasi.

4. Mampu beradaptasi dengan menunjukan dengan perubahan dan pergeseran prioritas yang terjadi dalam jadwal kegiatan pimpinan. Dalam era digital yang terus berkembang, seorang sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dengan perubahan teknologi dan tren bisnis yang berkembang.

5. Kemampuan dalam melengkapi dan merespons kebutuhan dan keinginan orang lain, serta berinteraksi dengan mereka secara efektif. Dalam membuat surat/dokumen elektronik, seorang sekretaris perlu memperhatikan audiensnya dan menyampaikan pesan dengan sopan dan jelas.

6. Menunjukan sikap teliti , cermat dan komunikatif dalam mengakomodasi mengelola kegiatan pimpinan .

Kelompok Sasaran

1. Usia minimum 18 tahun

2. Usia maksimum 64 tahun

3. Pendidikan Minimal SMA/SMK

Syarat dan ketentuan lainnya

- Laptop / Personal Computer

- Jaringan internet stabil

- Alat Praktek: Aplikasi Zoom Meeting, Google Sheet, Microsoft Word, Aplikasi PDF

Durasi Per Sesi

1/ 09.00 - 12.00 WIB 1/ 13.00 - 16.00 WIB (180 menit)

- Pelatihan Ruang lingkup Profesi Sekretaris

- Pelatihan Mengelola Kegiatan Bisnis

- Pelatihan Peran teknologi dalam membantu skill Sekretaris 

2/ 09.00 - 12.00 WIB 2/ 13.00 - 16.00 WIB (180 menit)

- Pelatihan Pemanfaatan teknologi zoom dalam penyelenggaraan rapat online

- Pelatihan Pemanfaatan teknologi google meet dalam penyelenggaraan rapat online

- Pelatihan Peran teknologi microsoft team dalam penyelenggaraan rapat online

- Pelatihan Komparasi teknologi Rapat Online

3/ 09.00 - 12.00 WIB 3/ 13.00 - 16.00 WIB (180 menit)

- Pelatihan Teknik Notulensi Rapat

- Pelatihan  Mempersiapkan Administrasi dan Dokumen

- Pelatihan Peran Teknologi Microsoft dalam membantu  pekerjaan sekretaris

- Pelatihan Pemanfaatan teknologi berbasis cloud Google aplikasi

4/ 09.00 - 12.00 WIB 4/ 13.00 - 16.00 WIB (180 menit)

- Pelatihan Peran Media Komunikasi di era Digital

- Pelatihan Pemanfaatan Media Komunikasi melalui tool Telegram

- Pelatihan Pemanfaatan Media Komunikasi melalui tool Whatsapp

- Pelatihan Surat menyurat dan Dokumen elektronik

- Pelatihan Monitoring pekerjaan dengan sistem Checklist

5/ 09.00 - 12.00 WIB 5/ 13.00 - 16.00 WIB (180 menit)

- Pelatihan Pengarsipan data dan Manajemen Pengelolaan Dokumen

- Pelatihan Sistem Laporan Kinerja

- Pelatihan Membuat Perencanaan Kerja

- Pelatihan Sistem Monitoring dan Evaluasi Pekerjaan dalam membantu pimpinan

Total Durasi

900 menit

Kapasitas Peserta

100

Metode Pembelajaran

Daring

Metode Evaluasi

1. Pre Test

2. Quiz

3. Post Test

4. Unjuk Keterampilan

Jenis/Klasifikasi Sertifikat

Sertifikat Penyelesaian

Cara Redeem Voucher

https://youtu.be/ysmkzgxCn7s

Profile Mentor

Berikut profile singkat mentor di pelatihan ini :

1. Ana Ayu Lestari

Sebagai seorang Sekretaris dan Manager di beberapa perusahaan, mempunyai pengalaman lebih dari 10 tahun dalam bidang administrasi, kesekretariatan dan marketing, mempunyai kemampuan dalam kerja kelompok maupun individu. Mempunyai pengalaman lebih dari 10 tahun dalam bidang administrasi, kesekretariatan dan marketing. Memiliki pengalaman pelatihan lebih dari 5 tahun dibidang pengelolaan administrasi dan kesekretariatanministrasi, kesekretariatan dan marketing

2. Indah Erniawati

Sebagai seorang yang berpengalaman lebih dari 5 tahun di bidang Sekretaris dan Managerial di beberapa perusahaan, mempunyai kemampuan dalam kerja kelompok maupun individu. Mempunyai pengalaman lebih dari 10 tahun dalam bidang pemberdayaan SDM dan memiliki pengalaman pelatihan lebih dari 5 tahun dibidang pengelolaan administrasi dan kesekretariatan

Profile Asisten Mentor

Berikut profile singkat asisten mentor di pelatihan ini :

1. Nikmatul Mukaromah

Nikmah memiliki pengalaman dibidang sekretaris yang lebih dari 3 tahun dalam bidang administrasi dan kesekretariatan. Nikmah mampu mengelola berbagai rapat pimpinan baik itu offline dan online, notulensi rapat serta mengkoordinasikan kebutuhan administrasi perusahaan. Nikmah juga seorang mentor yang berpengalaman lebih dari 2 tahun untuk bidang sekretaris. 

2. Arindia Okta Melati

Arin memiliki pengalaman dibidang sekretaris yang lebih dari 3 tahun dalam bidang administrasi dan kesekretariatan. Arin dapat mengkoordinasikan event sesuai kebutuhan perusahaan dan menyiapkan kebutuhan administrasi pimpinan. Arin juga seorang mentor yang berpengalaman lebih dari 2 tahun untuk bidang sekretaris. 

Website : https://cybersacademy.id/

Call Center

No Telp Cybers Academy = 0838 4689 2203

WA CS Cybers Academy = http://wa.me/6283846892203

Group Telegram = https://t.me/cybersacademy2023